onboarding - integração Linx

#admindamarca

a teceo permite que marcas trabalhem integradas ao ERP Linx.

o que pode ser integrado:

• pedidos (teceo -> ERP)
• produtos (ERP -> teceo)
• estoque (ERP -> teceo)
• tabelas de preços (ERP -> teceo)
• edições itens de pedidos (ERP -> teceo)
• edições status de pedidos (ERP -> teceo)
• faturamento de pedidos (ERP -> teceo)
• integração de clientes (ERP <-> teceo)

IMPLANTAÇÃO: após contrato comercial firmado entre a teceo e a marca, inicia-se o processo de implantação.

fases: separamos 04 grandes fases: A) INICIAL (~2 semanas)

B) CONFIGURAÇÕES (~6-8 semanas)

C) VENDAS (~1 semana)

D) GO-LIVE (~2 semanas) aqui apresentamos uma estimativa geral dos passos e prazos que devem ser seguidos para o sucesso da integração. todo processo exige uma dedicação e alinhamento dos dois lados, pois cada parte deve cumprir sua responsabilidade. no caso alguma etapa demorar mais que o estimado, o cronograma deverá ser revisado.

custo: a marca deve buscar conhecer e alinhar qualquer custo de customização, integração ou suporte técnico que o seu ERP pode exigir ou custos que o time de desenvolvimento pode ter antes de iniciar o processo de integração teceo ↔  ERP.

operação:

paralelo ao processo de implantação da integração, também estará ocorrendo os treinamentos das equipes. em todo processo a equipe da teceo e marca (TI marca, GP marca e time da marca) estejam alinhados e disponíveis para validar os fluxos, fazer os testes e ao final do processo a marca esteja inteiramente apta para usar a teceo.

A) INICIAL (2 semanas):

boas-vindas, apresentação geral da plataforma, cadastros iniciais, alinhamentos.

1. teceo e marca: reunião inicial (~1h30) esse é primeiro passo, a teceo conhece mais sobre a marca.

teceo: apresentação geral da plataforma, para todas as pessoas da marca que terão algum contato com a plataforma e que a marca convidar.

definição dos responsáveis:

• gerente de projeto marca (GP marca)
• equipe técnica marca (TI marca)

marca: deve apresentar todas as solicitações especiais, características únicas da marca, ...

• caso as solicitações demandem algum desenvolvimento será alinhado entre teceo x marca, impacto no prazo e custo.

marca: fornecer os usuários que terão acesso a teceo, bem como os perfis de cada um.

2. teceo: reunião das solicitações e análises de viabilidade de todas as informações apresentadas pela marca.
3. teceo e marca: juntos devem revisar o cronograma e features necessárias para implantação do projeto.

marca: fornecer acesso ao ambiente de homologação e produção.

B) CONFIGURAÇÕES: (6-8 semanas)

processo mais administrativo relacionado a configuração da plataforma, mapeamentos e definições dos seu ERP, aprofundamento nas regras de negócios da marca.

1. teceo e marca: treinamento com a equipe da marca que terá acesso a configurações. (~1h30)
   configurações, catálogos, times, definições gerais teceo
   GP marca e TI marca: devem configurar o integrador, mapeando todas as informações para integrar produtos, estoque e pedidos.
   menu configurações > time (cadastro do time em homologação para teste)
2. TI marca: ERP x teceo, cada campo do seu ERP das configurações deve ser mapeada nos campos teceo.

menu configurações:

• definições gerais (a marca faz split de pedidos? a marca trabalha com pedido mínimo?, …)
• integração de pedidos
• produtos (a marca tem variação de preço por produto? a marca usa cor ou cor-produto?, estoques? …)
• disponibilidades de produtos (a marca tem PV? PE? EF?)
• clientes (a marca usa grupo de clientes? a marca tem tabela de preço por cliente?, …)
• marketing (a marca faz promoções?)

observação:

• disponibilidade EF (estoque futuro) não tem integração de estoque, alimentação por importação de planilha.
• promoções não tem integração com o ERP, deve ser feita manual direto na tela do menu “configurações > promoções”

3. servidor de homologação: o servidor de homologação será uma réplica dos dados da marca para teste e validação.

3.1) integração de produtos:

teceo e TI marca: executar integração de produtos

GP marca + TI marca + equipe marca:após integração, no servidor de homologação (ambiente de treino) deve ser executado um grande volume de testes, validando todos os dados integrados, reflexo nos outros processos, ERP → teceo.

TI marca: confirmar se algum ajuste é necessário.

GP marca: validar o teste.

( ) produtos

• filtros
• produto ativo: sim ou não
• aba: dados gerais
  • código do produto, preço tabela de preço padrão, varejo atacado, …
• aba: categoria
• aba: variações cores
• aba: variações tamanho
• aba: skus
• aba: pré-venda
• aba: estoque
• aba: estoque futuro
• aba: mídias e tags
• ações em massa

( ) status dos produtos após integração e gestão:

• status produto: integrado sim para “envia-atacado”
• disponibilidade pré-venda: não (**)
• disponibilidade pronta-entrega: sim (**)
• (*) a gestão desses campos são manuais, direto na teceo.
• a nova sincronização não altera os campos editados diretamente na teceo.
• atualizar/adicionar os produtos por integração automática somente se essa opção estiver ativa no integrador.

3.2) integração de estoque:

teceo e TI marca: executar integração de estoque

GP marca + TI marca + equipe marca: após integração, no servidor de homologação (ambiente de treino) deve ser executado um grande volume testes, validando todos os dados integrados, reflexo nos outros processos, nos dois caminhos ERP → teceo e teceo → ERP.

TI marca:confirmar se algum ajuste é necessário.

GP marca: validar o teste.

( ) estoque

• filtros
• disponibilidade: ativo ou não
• data inicial e final
• atualização de estoque e consumo
• validar consumo de estoque
• fórmula do saldo teceo x ERP
• ações em massa

( ) atualização automática de estoque, acontece somente se estiver ativa no integrador.

( ) cálculo do estoque teceo:

estoque total teceo = estoque total linx - pedidos em aberto linx (com quantidade a entregar maior que zero, com o tipo de pedido "pronta-entrega" e status do pedidos diferente de cancelado ou reprovado)

• é possível a marca definir o desconto do produto em trânsito, direto nas configurações do integrador.

3.3) integração de pedidos e integração reversa:
teceo e TI marca: executar integração pedidos, ida e volta
GP marca + TI marca + equipe marca: após integração, no servidor de homologação (ambiente de treino) deve ser executado um grande volume testes, validando todos os dados integrados, reflexo nos outros processos, nos dois caminhos ERP → teceo e teceo → ERP.
TI marca: confirmar se algum ajuste é necessário.
GP marca: validar o teste.

( ) integração pedido

• verificar todos os campos que são alimentados no ERP
• consumo/reserva de estoque
• tabela de preços do cliente
• faturamento
• preços dos itens
• informações dos itens (cores, códigos, …)
• formas de pagamento
• vendedor do pedido
• cliente do pedido (dados, código ERP,…)
• campo observações
• outros campos específicos da sua marca

( ) integração reversa pedido

• verificar todas as voltas para a teceo
  • status
  • itens
  • janelas
  • valores e descontos
  • faturamento

( ) integração de faturamento.
atualização do faturamento por peças ou porcentagem. status do processo de faturamento:

• status: pedido: quantidade total e original do pedido em peças ou valor
• faturadas: quantidade faturada por peças ou valor.
• reservadas: quantidade já em separação em peças ou valor. próximo passo já é o faturamento.
• pendente: quantidade pedida mas ainda não reservada em peças ou valor.
• cancelada: quantidade cancelada em peças ou valor.

3.4 integração de clientes:

teceo e TI marca: executar integração clientes, ida e volta
GP marca + TI marca + equipe marca: após integração, no servidor de homologação (ambiente de treino) deve ser executado um grande volume testes, validando todos os dados integrados, reflexo nos outros processos, nos dois caminhos ERP → teceo e teceo → ERP.
TI marca: confirmar se algum ajuste é necessário.
GP marca: validar o teste.

• cadastro clientes
• status cliente
• vínculo vendedores
• grupo de clientes
• tabela de preço do cliente
• formas de pagamento
• classificações

para integrar o cliente é preciso preencher os campos no integrador com as configurações.

campos obrigatórios: de tipo de cliente, filial e tipo bloqueio.

definição da integração: teceo > ERP e/ou ERP > teceo.

• tipo do bloqueio refere-se ao status "reprovado" na teceo
• somente será importados clientes que já tem representante cadastrado na teceo e tem o vínculo no ERP
• o status do cliente na teceo, é atualizado com o status do linx.
• não é preenchido o campo de classificações de clientes..
• uma vez o CNPJ já cadastrado com código ERP na teceo, a integração não consegue atualizar o cliente.

 

4. revisão:

GP marca + TI marca: nessa fase deve ser validado todos os processos, no banco de homologação, atualizado pela integração ou manual.

TI marca: confirmar se algum ajuste é necessário.

GP marca: validar o teste.

( ) integrador LINX

• ativar integrador
• configurações
• importações

menus laterais:

( ) menu pedidos 

• criar pedidos (listagem, menu fixo e pelo catálogo)
• pedidos sem cliente
• aba: dados gerais
• aba: produtos
• aba: condições
• fluxo aprovação pedido
• ações em massa
• integração pedido

• verificar todos os campos que são alimentados no ERP
• consumo/reserva de estoque
• tabela de preços do cliente
• faturamento
• preços dos itens
• informações dos itens (cores, códigos, …)
• formas de pagamento
• vendedor do pedido
• cliente do pedido (dados, código ERP,…)
• campo observações
• outros campos específicos da sua marca

( ) integração reversa pedido

• verificar todas as voltas para a teceo
• status
• itens
• descontos
• faturamento
• validação das regras de negócio
• alteração pedido após integrado
• status abandonado

( ) menu clientes

• cadastro clientes planilhas
• status cliente
• vínculo vendedores
• grupo de clientes
• tabela de preço do cliente
• formas de pagamento
• classificações

( ) menu cupons

• vínculos de clientes, produtos, … 
• uso do cupom
• validação do cupom no pedido
• validação do cupom na integração

configurações:

( ) time

• usuários e perfis
• representantes: cadastro do código ERP e vínculo com os clientes.

( ) produtos

• filtros
• produto ativo: sim ou não
• aba: dados gerais
  • código do produto, preço tabela de preço padrão, varejo atacado, …
• aba: categoria
• aba: variações cores
• aba: variações tamanho
• aba: skus
• aba: pré-venda
• aba: estoque
• aba: estoque futuro
• aba: mídias e tags
• ações em massa

( ) skus

• filtros
• código SKU
• código de barras
• preço de atacado
• preço de varejo
• ações em massa

( ) pré-venda

• filtros
• disponibilidade: ativo ou não
• data inicial e final
• vínculo janela de entrega
• ações em massa

( ) estoque

• filtros
• disponibilidade: ativo ou não
• data inicial e final
• atualização de estoque e consumo
• validar consumo de estoque
• fórmula do saldo teceo x ERP
• ações em massa

( ) estoque futuro (*não tem integração ERP)

• filtros
• disponibilidade: ativo ou não
• data inicial e final
• janela de entrega
• importação de planilha e atualização de estoque
• validar consumo de estoque futuro
• ações em massa

( ) cores

• código cor
• nome cor
• hexadecimal/imagem
• cor de filtro
• vínculo nos produtos

• códigos cor são únicos, verificar variação por produto

( ) tamanhos

• códigos
• ordenação grade
• vínculo nos produtos
• apresentação da grade em detalhes de produto

( ) categorias

• códigos
• nome
• vínculo nos produtos

• avaliar o vínculo da categoria e código ERP

( ) coleções

• códigos
• nome coleção
• vínculo nos produtos

( ) janela de entrega

• código
• nome
• data de início e fim
• data limite de pré-venda
• vínculo nos produtos ou pedido

• cadastro manual na teceo
• verificar impacto nas datas do pedido integrado

( ) classificação

• códigos
• nome
• vínculo nos produtos
• vínculo nos pedidos

• cadastro manual
• variação conforme split de pedidos/classificações

( ) grupo de clientes

• vínculo tabela de preços
• vínculo formas de pagamentos

• validar na integração x dados do grupo x pedido

( ) tabelas de preços

• validar se todas as tabelas de preços estão cadastradas na teceo x preços

( ) formas de pagamento

• códigos
• nomes
• descontos no pedidos
• validação pós integração do pedido

• cadastro manual teceo

( ) marketing

( ) promoções

• cadastro manual teceo
• preço promocional para cada tabela

( ) regras de negócio

( ) definições gerais

• janelas de entrega
• divisão de pedido
• pedido mínimo
• inatividade de pedido
• esconder estoque
• dropbox
• numero whats
• produtos sugeridos

( ) importações de arquivo

( ) produtos

( ) estoque

( ) estoque futuro

( ) clientes

C) VENDAS: (1 semana)*

referente aos cadastros de clientes, conexões e criação de pedidos.*

* todas reuniões de onboarding tem duração aproximada de 1h30.*

teceo e marca: treinamento com a equipe comercial da marca em paralelo ao item B. (~1h30)

teceo e TI marca: configurações > cadastro dos clientes via importação de planilha, grupo vendedor. menus:

• clientes (cadastro manual, status, vendedor)
• conexões (minha rede, consumo de licenças, convites)
• pedidos (criação pedido, alteração e finalização pedido) menu configurações > time (cadastro do time em homolog para teste)

D) GO-LIVE (2 semanas)

por fim, com toda integração testada em homologação, é feita a transição para o servidor de produção.

teceo e TI marca: ativar todos os dados do ERP para a teceo produção.

• configurações
• integrador produção
• definições gerais
• time final em produção
• produtos
• clientes
• lista de clientes (importação)
• catálogos
• pedidos

destaque: referente aos produtos:

( ) status dos produtos após integração e gestão:

• status produto: integrado sim para “envia-atacado”
• disponibilidade pré-venda: não (**)
• disponibilidade pronta-entrega: sim (**)
• (*) a gestão desses campos são manuais, direto na teceo.
• a nova sincronização não altera os campos editados diretamente na teceo.
• atualizar/adicionar os produtos por integração automática somente se estiver ativa no integrador.

GP marca + TI marca: validação dos dados em produção

GP marca + TI marca + equipe marca: execução de um grande volume testes, validando todos os dados integrados, nos dois caminhos ERP → teceo e teceo → ERP. validar todos os menus x dados de integração.

TI marca: confirmar se algum ajuste é necessário.

GP marca: validar o teste.

após validado os testes em produção e com a confirmação da marca, considera-se que a marca está integrada e homologada.